LIS MATERIALS - LIS 305 @eyeskulz

LIS 305- REFERENCE AND INFORMATION SOURCE AND SERVICES

DEPARTMENT OF LIBRARY AND INFORMATION SCIENCE

FACULTY OF COMMUNICATION AND INFORMATION SERVICES

UNIVERSITY OF ILORIN

A. COMMITMENT TO INFORMATION SERVICES: DEVELOPMENTAL GUIDELINES

The emergence of entirely new and sophisticated information retrieval systems has required rethinking or established concepts and methods or reference and information services. The institutional framework for those services becomes less important than the delivery of services or high quality. In addition, the increasing diversity of the user populations requires a change in the traditional services, particularly in relation to cooperative endeavors and networking arrangements. Where back-up levels of information resource capability are provided i.e. user sophisticated need to put more ability in providing information.

The librarian/information specialist must be the intermediary or the negotiator for unlocking these multifarious information resources. i.e. the librarian/information specialist must go to any length in providing the needed information. This responsibility places the concept of good service on the ability of the librarian/information specialist to be an effective facilitator in this transaction. In all transactions the librarian / information specialist must be impartial and non – judgemental.

It is recognized that service strategies need to be designed that are more sophisticated and sensitive to the complex user patterns never known to our profession before. The guidelines for services reflect a suggested level of performances in meeting the needs of users in those institutions and agencies which need practical methods or procedure and self evaluation for the delivery of information services.

The guidelines stipulated that in providing information services emphasis must be lay on users needs and interacts. The users include adults, children, younger adults, people who do not come to a library / information centre, and potential clients.

SCOPE

In providing reference services critical responsibility in meeting the information needs of users and prospective users. Should be recognized i.e. the materials to be provided must depend on users need. Since all information of a library or information centre should be viewed, the distinguishing feature of reference services in that it specifically ensures the optimum uses or information either through direct or indirect levels.

A. REFERENCE OR INFORMATION SERVICES

Consist of personal assistance provided to users in pursuit of information. The character and extent of such service will vary with the kind of library or information centre. Also depend on the skill, competence, and professional training of the librarian/information specialist providing the service and with the resources available both inside and outside the institutional framework to which the user has come. The service may range from answering an apparently simple query to supplying information based on bibliographical research combining the library/information specialist competence in information – handling techniques with competence in the subject of inquiry. The feature is to provide an end – product in terms of information sought by the user.

B. FORMAL AND INFORMAL INSTRUCTION IN THE USE OF THE LIBRARY OR INFORMATION CENTRE AND ITS RESOURCES.

This could be in form of delivery of formal lecture, organizing seminars, symposium or providing full library instruction course to group of library users. Also, involved explanation of the use the bibliographical aids (e.g. Catalogs, information data books to provide guidance and direction in the pursuit of information, rather than providing the information itself to users this depends on level of education of the beneficiaries, knowledge of organizers and the resources available.

C. INDIRECT REFERENCE SERVICE

This consists of the behind the scene or background activity, it is made up of a development of catalogue, bibliographies, and all other reference aids which helps in providing access to library connections, indirect ref service helps to extend the library service through co-operation with other libraries, interagency cooperation, inter library to provide adequate information service to users.

DEVELOPMENTAL GUIDELINES

1.0 SERVICES.

1.1 Reference or information services are to be developed to meet user need & demand and even provide information in anticipation.

1.2 Service guideline with stated objectives most available for all users with details on how, which, when service will be offered to whom and by whom the service will be offered.

1.3 Reference or Information service are to be reviewed to cater for those who are not being served and to determined how the services will reached them.

1.4 Personal interaction with user should occur to access their satisfaction & success in locating information.

1.5  - i.e. – information be giving to reader as per availability of materials within and other libraries/information centre. Thus, these could be done through person–person contact, correspondence, and/or through other communication media, formal co-operation among other information handling units and referrals to other sources are to be standard & should be evaluated at intervals to determined effectiveness & quality of the response to the user.

2.0 RESOURCES.

2.1 Draw a selection policy which addresses the needs and anticipation needs of the user, show available resource to user, within accessible area.

2.2 Added materials in divert formats, levels of information services and known user pattern of the past.

2.4-2.4. Acquired multiple copies of frequently used maters to address user demand and examine information regularly for currency. Condition, usefulness etc

3.0 ENVIRONMENT

3.1-3.2 The importance of information services requires that service points be as near as possible to the main local point of activity in the library or information centre thus, the information collection should situated near an open area.

3.3-3.5 Provide conducive environment for users with additional service points cum communication equipment. The physical availability does not imply effective utilization. Thus, access has to be created, user friendly.

4.0 PERSONNEL

4.1-4.2 Staffing patterns & hours of operation should be in conformity with users and Prof librarian should at ways available

4.3-4.5 Reference staff is to promote actively the use of all library services & individual staff should be train on specific field and choosing of staff should based on academic background, knowledge and ability to communicate easily with people.

Training and re-training is basic necessity with individual, institution and policy making.

5.0 EVALUATION

User data are to be collected on a regular basis to determine effectiveness of information service patterns, it implies budgeting through user surveys & other analytic measures, measurement & evaluation could be carried out by staff members & finally stances are to be collected for evaluation, policy decision, reports & budget prepartion.

THE ELEMENTS AND DETERMINANTS OF REFERENCE SERVICES: USERS; SERVICES NEEDED; AND SERVICE ENVIRONMENT

A reference collection exists for providing answers to the questions, which is true irrespective of type, size or location of a library. But the objectives, functions, traditions and situations might differ from library to library. As a result, these would be different types of libraries. One should appreciate these differences. However, the same reference techniques are applicable in different types of libraries.

KINDS OF REFERENCE SERVICES

The kinds of reference services being performed would vary from library to library. The services being rendered would depend upon the following factors.

(a) Local situation

(b) Local traditions

(c) Kind of users

(d) Size of the library

(e) Resource of the library and

(f) Philosophy of the chief librarian regarding organization and administration.

TYPES OF SERVICES PROVIDED GENERALLY

(i) PROVISION OF GENERAL INFORMATION:- The following are the kinds of questions, which may be included under general information

(a) Where are stacks?

(b) Where is textbook section?

(c) I want to become a member, could I get a copy of the rules for membership e.t.c.

(ii) PROVISION OF SPECIFIC INFORMATION

Provision of specific information would require the use of documents available in the library or consultation of another colleague or another library. The extent of the service provided will vary from library to library or sometimes from user to user.

(iii) ASSISTANCE IN SEARCHING AND LOCATION OF DOCUMENTS – Assistance means that aid is given so that the user is able to find an answer to a query in hand but instruction is systematic approach to teach the user as to how to use the library profitably. Thus, location refers to the place on the shelf where the document should normally be available. In case it is not available on the shelf, then a search would be necessary.

(iv) ASSISTANCE IN THE USE OF LIBRARY CATALOGUE:- Library catalogue is a record of the holdings of a library. A user must know how to make use of it but it has an element of artificiality about it being based on conventions. Thus, it is essential for a reference librarian to provide assistance in its use.

(v) ASSISTANCE IN THE USE OF REFERENCE BOOKS:- The reference books have an element of artificiality about them. These have peculiarities of their own to the extent that these vary in the arrangement of information, level of presentation, e.t.c. As a result, very often a user might need assistance in their use.

(vi) LIBRARY INSTRUCTION:- Instruction is a systematic approach to teach the user as to how to use library profitably. Library instruction being a continue process should be provided regarding general use of library and use of library tools. Library instruction involve Library orientation to fresher and teaching library use.

(vii) INDEXING AND ABSTRACTING SERVICES – Usually done in special libraries. A special library may produce such a service locally, which may or may not be published. If not published, the library may maintain information on ships or cards, which can be consulted for providing information to the users. Other types of libraries can produce the services, depending on the requirements of its users & availability of resources.

(viii) COMPILATION OF BIBLIOGRAPHIES – This service may be done on demand or in anticipation. This is a service, which should be provided in different types of libraries. This can greatly help in increasing the use of a library. Other services include maintenance of chipping; maintenance of vertical files, inter library loan, contributing to or preparing lib publication. E.t.c.

REFERENCE SERVICES IN PUBLIC LIBRARIES

A public library serves the public. A public library is expected to perform the function of providing for recreation, information, inspiration & education. It serves the local community & is open to public without any distinction. In order to serve the public in the best possible manner, a reference librarian should study the population to be serve, their needs, interests, activities, nature of jobs, local institutions e.t.c.

- Provide advisory service to children, housewives and others

- Provide general reading materials.

- Giving special attention to non-literates

- Provision of current information on services made available by local bodies

- Maintain a list of individuals & organizations, from whom a user can get the information.

REFERENCE SERVICES SPECIAL LIBRARIES

They are libraries which is peculiar to particular area or limited or attached to the particular organization, primary role is to serve the parent organization e.g. IITA. They acquired and stored only matters related to their parent organization discipline

- Provision of specialist service like SDI

- Compilation of abstract, indexes and Bibliographies.

- Translation services periodical are essential parts of reference collection in special libraries

- Provide service in Anticipation

- Provision of latest and most current information available on a topic or subjects.

REFERENCE SERVICES IN ACADEMIC LIBRARIES

These are the libraries to be found in higher institution of learning like universities, polytechnic, college of education etc. They are established to support teaching, learning research and another aims of their parent organization.

- Instruction – teaching students how to use the library, library orientation, how to use matn, lib catalogue etc.

- Literature search

- General assistance in providing information, to obtain information.

- Compilation of Bibliographies

- Preparation of Indexes & Abstracts

- Provision of SDI

- Translation of matn into languages understood by users

- Provision & Maintenance of clipping on current affairs & other current issues

- Inter library loan

REFERENCE SERVICES COLLEGES & SCHOOL LIBRARIES 

These libraries are used by pupils/students, teachers & community it be, hang, it should be supportive to the school curriculum, Acquire materials to support their curriculum.

- teaching students/pupils how to use the library materials and catalogue.

- assisting pupils how to choose the reading materials. 

- provide background reading reference materials that are relevant to their level.

- Assist in res of document

- Provide current inform-given information of current affairs – Things that is very current to their locality. Using daily news.

THEORIES OF INFORMATION UTILIZATION 

A. INFORMATION CAPACITY THEORY: 

Certain antecedents enable a decision maker in an organization to attend to information sources and effectively utilize information in a decision making process.  By implication contact with source of information is not synonymous with utilization of such information action source.  There are certain antecedents within the decision maker, variables within the decision making environmental and the characteristics of information sources available (Tiamiyu 90).

The information capacity theory (Opeke, 1984) stresses the ability of a manager in an organization to put himself in such a position as to contact relevant information sources that are likely to be related to the operations and services provided by his organization & the manager ability to select appropriate information sources to resolve a specific decision situation at a given material time. To a reasonable extent this implies that personality variables such as qualification, experience, creativity, insight & institution may affect the way a manager perceives information & the way he utilizes information. In summary information users has a capacity of getting information but varies from one individuals or the other, that capacity is determined by factors like education, environment, intellectual endowment, e.t.c thus, ability to comprehend, retain information will make reference librarian to give adequate and concise information to the users thus, reference librarian should also exposed to his library resources.

B. ENVIRONMENTAL IMAGERY AND STRATEGIC ACTION-THEORY

The thrust of the environmental imagery and strategic action theory is that firms belonging to the same industry may differ in their perception of environmental opportunities and threats and such perceptual divergences affects strategy choices and outcomes.

Gronhand & Haukedau (1988) in reference to many studies have explained with environmental are not given realities, but have to be created through processes of attention and interpretation.  The action (decision-maker) must select and make sense of various kinds of information.  The selection of information is determined by the cognitive scheme applied by the actor (decision maker) to the particular situation.  Schemata make certain situation.  Schemata make certain pieces of information stand out and catch the actors’ attention.

Bernatowics (1987) stated that difficult social and cultural contexts shape information behaviours of decision makers.  Thus, according to him, an information user’s behaviour can be observed within 3 social systems, cultural, social and personal.  These, he appropriately expatiated & discussed as:

(a) The system based mainly on social values and norms.

(b) The system based and value of social relations or sub-systems, economic, legal, and political on formal organization and social groups.

(c) The system for which each individual is a separate psychological quality.

In other words, the information users behaviour is influenced by the values and norms that are characteristic of his society, the types of social relations that predominate in a given society will have direct implications for the types of relations that result from the use of influence and finally, the personality structure of a particular influence user would determine his behaviour resulting from information use.

In summary, stipulate that human being live in a symbolic environment and you are to know the environment before you can be able to serve the very well-different people approach information in different ways and the information can be provide in different way.  Thus, ability to interprete the symbol of environment brings about ability to put strategic action.  Know the information needs, the terrain how it work, ability to decode the user phenomena bring better performances.

C. TWO – COMMUNITIES THEORY

The two communities theory presuppose that although the management information system forms an integral part of the organization, the information managers and the decision makers form “two distinct communities” within the organization. In other words, in libraries setting professional librarian and information users serve as two communities. The members of the two groups must have a common understanding of the management information needs of their organization for them to communicate effectively for the benefit of their organization. Failures in communication are probably one to mistaken assumptions by both source and receive about correspondence of meanings. Occurs frequently in a cross-cultural communication setting culture influences the day a message is put together (encoded) and the way it read.  Effective or meaningful communication can take place between the information generators and the information users only if each group helps the other to see things from many angels rather than just one or two.  In summary, the extent of effectiveness of management information system, in an organization will largely depend upon the understanding that exists between the information managers and the decisions makers at various levels in the organization.

D) HOMOPHILY-HETEROPHILY THEORY

The phenomenon of utilization or non-utilization of information in a communication content 

  ***************************************

SOURCES OF INFORMATION

Literature of a subject is its foundation. It represents a record of achievements of human race. Literature is diverse, complex and Multilanguage in nature. It is becoming more and more inter-disciplinary. It is growing at a fast pace. In science, it is almost doubling itself between four to ten years. In social science, it is doubling at the rate of every eight to twelve years. Literature serves the information needs of various kinds of users. It forms source of information.

We may recognize the following kinds of sources or information : Documentary sources, primary, secondary, and tertiary sources. Non-documentary sources, formal and informal.

PRIMARY SOURCES

Primary sources of information have the 1st published records or original research and development or description or new application or new interpretation of an old theme or idea. There are original documents representing unfiltered original ideas. Primary sources are unorganized services which are rather difficult to use by themselves. The secondary sources help us to use these. It is an important sources of information. A subject becomes a discipline in its own right when independent primary sources begin to be produced in that area. These and the researchers to:

(a) Keep up-to-date and well informed of the new development.

(b) Avoid duplication in research and 

(c) Help others to build on this by means or further work and thus generate move information.

Primary sources are published in a variety of forms. Normally in form of journal article, monograph report, patient, dissertation e.t.c. some of these may be unpublished.

A. PERIODICALS

Periodicals include, journal, bulletine, transactions, proceedings or similar works, which appear regularly & continuously in no sequence. The bulk of primary source literature appears in the form or periodicals. The periodical article in the main means of communication for the exchange of scientific information. Periodical, usually report the results of recent researches more quickly than book information on new processes & discoveries can appear in a periodical within weeks or their formulation. The experience shows that most of the material reported in periodicals is never published in books.

B. RESEARCH MONOGRAPHS

Research monographs are “separately published reports on original research that are too long, too specialized, or otherwise unsuitable for publication in one of the standard journals. Each monograph is self-contained, frequently summarizes existing theory or practice before presenting the authors original and previously unpublished work. It differs from a realize in the sense that it is a work done on a move ltd scale. They have same features & serve same purposes. A research monography presents results or original research.

C. RESEARCH REPORTS

Research reports are reports regarding research & development projects. These are primitive form or interactive because these are produced earlier in a research programme. These form vital part of primary sources especially in the areas of aeronautics and applied atomic energy. It called “unpublished or “semi – published” literature because normally these are not available through regular book trade channels but are made available to interested parties under certain kind of control.

D. PATENTS

A patent is a government grant of exclusive privilege which allows making use or selling of a new inventions for a term of years. A patent taken the form of an official document, with seal of government & time period to proceeds of an invention.

Patents is part of primary sources because an invention has to be new. Patent are listed in official patent office bibliographical tools. Besides, regular indexing & Abstracting services also cover patents.

E. STANDARDS

Standards form primary sources of information. The importance of standards can be gauged (measure) from the fact that progress of modern society would be difficult without standards.  It specify production & distribution of products produced by a manufacturer. It ensures reliability for the consumers. Those items which do not follow prescribed standards get eliminated from the market. It is inform of pamphlet covering definition, methods, properties, measurements, illustrated with tables and diagrams.

F. TRADE LITERATURE

Trade literature is an important source for getting information about particular products and their dern. Trade literature aims to describe & also illustrate equipments or goods or processes or service relating to manufacturer. It is issued by manufacturer or dealers, issued in variety of form; technical bulletin, price lists, data sheets e.t.c.

G. PROJECTS / THESES / DISSERTATIONS

Normally all the higher institutions of learning require a candidate working towards 1st degree, masters or doctorate to write under the supervision of a guider. These are usually expected to show evidence of original research and are supposed to form an important category or document for researcher in the concerned field. These should be considered primary sources of information.

H. UNPUBLISHED SOURCES

This are certain primary sources of information, which remain unpublished, very often, these may be consulted for historical interest. Examples (i) Laboratory notebook (ii) Memoranda (iii) Diaries (iv) Company files (v) State papers (vi) portrants (vii) coins.

SECONDARY SOURCES

Secondary sources of information are those which are either compiled from or refer to primary sources or information. The original information hawing been usually modified, selected or reorganized so as to serve a definite purpose or group of users. These contain organized repackaged knowledge. Secondary sources are more ****** & widely available than primary source. It serves as bibliographical key to primary sources of information.

A. PERIODICALS

All periodicals do not report original / work. There are a no of periodicals which specialize in interpreting and providing opinion on derns reported in primary sources.

B. INDEXES

An index to a work contains an alphabetical list of names, topics, places, formulae, titles of any significant item referring to material presented in the main part of the work. May be arranged chronologically, geographically. A well compiled index adds to usefulness of a work.

C. BIBLIOGRAPHIES

A bibliographies is an organized list of primary or other sources relating to a given subjects or person. Arranged alphabetically by author or chronologically or topic wise. May be comprehensive or selective, sometimes provided with annotations, may be published as a part of larger work or as a separate work. The basic aim is to assist the user in locating the existence or identifying a book or material. It also serve the purpose of retrospective searching of literature.

D. INDEXING PERIODICAL

An indexing periodical in a regularly issued compilation or titles of articles that appear in current primary source journals. Generally, titles of new books, pamphlets e.t.c are also included.

E. ABSTRACTING PERIODICALS

Abstract appears in different formats. The best known formats for abstracting services in periodical. An abstracting periodical services as an index, a tool for retrieval of information on a specific subject & provides survey of current state of the art about the specific subject. However, indexing periodicals are earlier to appear than abstracting periodicals.

F. REVIEWS (SURVEY TYPE)

A review is a survey of the primary literature, it aims to digest and correlate the literature over a given period. It indicate the development & trends in the field concerned. Provides background information to new problem. Can appear as collection of papers on regular basis (annual, quarterly or monthly).

G. TREATISES

A treatise is a comprehensive compilation or summary of information on a subject. A treatise on a subject provides enough information to a person to acquire basic knowledge, so essential for carrying out advanced research. It provides facts, along with discussion. Due to the very nature, these become outdated quickly.

H. MONOGRAPHS

A monograph is a short treatise on a specific subject. a monograph and a treatise serve the same purposes with the difference that a monograph is an attempt on a ltd scale, very often, a monograph may be brought out as a part of a series.

I. TEXTBOOKS

A textbook is a book of instruction. Primary aim to impart information about specific subject but to enable one develop proper understanding of the subject. design to serve a particular level of readership, colourful, attractive, illustrated & diagrams. A good textbook takes into consideration the method of teaching and level of readership.

J. ENCYLOPEDIAS

Secondary source of information, reference matns, usually arranged alphabetically. An encyclopedia is a book giving information on all branches of knowledge or a specific subject. It is an ideal book, which deals with concepts. An encyclopedia is a store house or knowledge giving all information of significance. However, it is best used for finding answers to background questions related to general information & self – education.

K. DICTIONARIES

A dictionary is a book, which deals with words of language or of some special subjects, authors e.t.c. thus a dictionary is a word book.

L. HAND BOOKS

A handbook is a compilation of miscellaneous information in a compact and handy form. It contains data, procedures, principles, e.t.c. tables, graphs, diagram & illustrations are provided.

M. MANUALS

In common practice, a manual is an instruction book, which instructs, how to do something by means of specific a clear directions.

N. TABLES

Many of the handbooks contain data in form of tables. Some of the, handbooks devote substantial portion of the work to tables as compared with text. Mostly useful in science especially physical sciences and Technology.

O. TRANSLATIONS.

Translations are an important part of secondary sources. Their chx. Are the same as those of primary or secondary or tertiary sources from which these are translated. Many of the authors of research papers prefer to cite original sources rather than translations.

TERTIARY SOURCES

Tertiary sources of information contain information distilled and collected from primary and secondary sources. The primary function of tertiary sources of information is to aid the searcher of information in the use of primary & secondary source of information. Most of these sources do not contain subject knowledge. Due to increase in literature, tertiary sources are becoming increasingly important. Out of various kinds of sources, tertiary sources are the last to appear.

A. BIBLIOGRAPHY OF BIBLIOGRAPHIES

A bibliography of bibliographies lists bibliographies which direct readers to useful bibliographies through subject, name of an individual, place, institution e.t.c. It may be inform of a separate publish book or part of the book or part of a periodical article. Bibliography of Bibliographies are highly selective in nature.

B. DIRECTORIES

A directory is a list of names & addresses of persons, organization, manufacturers, or periodicals. It may **** information in a way which best served the requirement of its users so as to enable them to get the required information. The word ‘Directory’ may or may not appear in the title.

C. GUIDE TO LITERATURE

A guide to literature assists a user to use literature of a specific subject. It helps to evaluate & introduce literature. It mainly covers secondary and tertiary sources.

NON – DOCUMENTARY SOURCES

Non – documentary sources of information form a substantial part of communication especially in science and technology. User’s studies have underlined importance of such sources. These sources provide information which other sources do not. 2 kinds (formal & informal).

Formal sources include research organizations, societies, industries, government departments, universities, consultants e.t.c.

Informal sources include conversation with colleagues, visitors, attendance at professional meeting e.t.c very often, the conversation or discussion would point out primary or secondary sources (documentary sources) informal sources are live sources, which are important in the process of communication. More convenient sources because it is easier to dialogue with an expert than use a bibliography or index.

KINDS OF REFERENCE BOOKS AND THEIR EVALUATION

Reference books or materials are books which are designed to be consulted or referred to from time to time for a specific piece of information. A reference book usually possesses the following characteristics.

(i) It is meant for consultation for a specific piece of information of course, weeks like dictionaries, encyclopedias, years books etc. provide information directly but works like bibliographies, indexing and abstracting services do not provide inform itself but point out the source which may contain information.

(ii) It is not meant for continuous reading e.g. dictionary, encyclopedias, directory etc. cannot read form cover to cover.

(iii) It is usually not lent out because reference books are required from time to time for consultation.

(iv) Very often, a ref book may consist of disjointed entries of varying length, e.g. one entry in an encyclopedia may have no relationship with the next entry.  Thus, reference book usually takes continuous exposition.

(v) information in a reference books so organization of the required information can be located promptly and exhaustively.

KINDS OF REFERENCE BOOKS/MATERIALS

(a) Encyclopedias, Dictionary, Year books, Biographical sources, Almanac and Supplements to Encyclopedia, Directories, Bibliographies, Geographical sources: Gazetteers guide books, atlases, maps and Globes, current sources: hand books, manual and sources of statistics and Audio visual sources. 

 Thus, the decision as to whether or not to regard a given book as a reference book will sometimes differ from library to library.  However, weeks like Encyclopedias, year books, Directories, are always regarded as reference books.

 

General criteria for evaluation of reference materials

1. Authority – The authoritativeness of any ref book can be determined either through the publisher or through the author(s) editor(s), compiler(s), contributor(s) etc. or of the body responsible for the intellectual content of the book.

For the publisher, it is important to look for his reputation through experience and specialization on publication of reference works, some specialize in the publication of reference books, experience e.g. chambers and warehouse, large editorial outfits.

The  authority of author(s), editor(s), compiler(s), contributor(s) etc depends on the qualification, subject specialization, position(s) held and experience(s) on the job(s).

2. Scope:  This is the determination of subject coverage.  What subject(s) or topic(s) are covered, how comprehensive is the coverage?  What are the subjects or topics not covered or excluded?  What are the limitations or short comings an evaluation must be interested in finding out of the intended subjects were properly covered.

3. Treatment:  The points to note are the difference (i)  the thoroughness (comprehensive) of treatment of topics.  (ii) The rehabilitee of information (iii) Space allocation and whether this relates to importance attached to topics.  (iv) the treatment of controversial topics the impartibility and detachment of the reference book.

4. Audience:  It is desirable that every reference book be directed at a particular readership.  These could be children or school age readers; general readership or special or advancing readership.  The reference librarian has to examine the suitability of the reference book for the targeted audience.  Check appropriateness of level of treatment, language, illustration etc for the type of intended readership.

5. Arrangement:  A good arrangement ensures ease of use through quick location of information. A reference book should choose an appropriate arrangement for the text (alphabetical, chronological, classified or geographic etc) and provide suitable index the type of arrangement must take into consideration the nature of the reference book (e.g. alphabetical arrangement for dictionary, geographic arrangement for maps etc).  it must be suitable and ease the task of information location.

6. Format: The format refers to the physical state of condition of the book.  The points to note and examine are:

(i) The quality of paper, it is high quality or of poor quality;

(ii) Typefaces (print), it is legible (Bold)

(iii) Layout of the pages

(iv) Illustrations, plates, diagrams etc. Is it well illustrated and does it add to aid understanding?

(v) Is the choice of colours appropriate 

(vi) Bindings.  Is it well bounds is it sown? Is it attractive.

7. Special Features: Special features are to concerned with the identification of those unique features or contributions, it distinguished one reference because from other of its kind.

i. Unique features differentiating it from others than of its kind

ii. It is in the use of any of these bibliographies, special tables, supplements, etc.

8. Revision: Since information, in reference books become out-dated sooner or later it is important that up-to-datedness be ensured so that libraries can give recent (current), up-to-date facts and information.  The librarian must examine and note the difference.

i. Is there provision for revision or up-dating the week.

ii. What method(s) will be used? – Supplements, whole revision, etc.

iii. When was it last revised.

REFERENCE COLLECTION POLICY

OBJECTIVES OF THE REFERENCE COLLECTION POLICY

A. To establish guidelines, as concrete and definite as possible, for both the subject scope of the reference collection and the materials included in it.

B. To set procedures for acquiring new materials to be housed in the reference collection and for weeding the collection which will ensure the development and maintenance of a complete, current and convenient reference collection.

CHARACTERISTICS OF A REFERENCE BOOK

Generally, a reference book has these qualities:

- Concentrates on facts, often of a miscellaneous nature.

- Comprehensive in scope, but condensed in treatment.

- Follows an alphabetical tabular classified, geographical, chronological, or topical arrangement or some special plan to facilitate the ready and accurate finding of information.

- Consistently useful for answering reference questions.

TYPES OF REFERENCE MATERIALS

DICTIONARIES – These as everyone knows provide information about words. They gave their meaning, derivation, spelling, pronunciation, syllabication, usage and current status. The reference department provides unilingual, bilingual, and polyglot dictionaries in major languages, as well as bilingual dictionaries for as many languages as possible. The department also provides specialized dictionaries. (For example, covering slang, idiomatic expressions, and historical aspects of language) for major languages.

ENCYCLOPEDIAS – These consist of series of articles rather than series of words as in dictionaries. The articles in different encyclopedias vary in length from a few lines to several pages, and are written by experts whose initials are sometimes affixed to the articles. The reference collection includes all the major general encyclopedias, both single volume and multi-volume. Reference also collects important foreign language encyclopedias. The department will attempt to acquire only current revised editions of encyclopedias Americana, encyclopedia Britannica, collier’s. encyclopedia, comptons Encyclopedia and Encyclopedia international. The reference department collects authoritative encyclopedias in specialized subject areas to support research in the various academic disciplines. Encyclopedia also give the bodic facts on most subjects, including definition, description, illustrations, background and bibliographical references.

BIOGRAPHY – These, as the name suggests, are collections  of sketches about the lives of individuals, arranged alphabetically by surname. They often carry the portraits if the individuals mentioned, there are two types of biographical reference book. One deals with persons, who already dead, and the other with the living. The reference department collects comprehensive works dealing with professional, national, and international. Biography, including both retrospective and current biography.

GEOGRAPHICAL SOURCES - These provide geographical information about places for their identification. Gazetteers give the latitude and longitude of place, their location, description, statistics, and often pronunciations. Some gazetteers are sometimes entitled geographical dictionaries. Atlasseo and maps for visual location and identification, and they supplement the gazetteers. It is important to use only those that are up-to-date. The reference department provides authoritative atlases, maps and gazetteers covering all areas of the world in addition to collecting current editions or travel guides. The department maintain a collection of state road maps and city street. Topographic and geologic maps are collected.

BIBLIOGRAPHIES – Bibliographies are the type of reference books which identity or list various types of publications.  They are of particular importance to those doing research.  They are these people to located the materials they need and they also enable them to check on details about books.  Bibliographies which include comments or annotations also help to decide what books would be or most use to them.  The reference department included in their collection more general bibliographies on broad topics.  Exceptions are made for topics in great demand or of considerable current interest.  The reference Department collects the national bibliographies of major countries.

DIRECTORIES - They give mainly names and addresses of persons, organization or institutions.  Some of them are not entitled “directory” as such, as it is in the case of the world of learning, which is a directory of institutions and societies connected with education and learning all over the worlds.  The reference collection includes current major directories in subject fields covered by this collection policy.

LEGAL MATERIALS - The Reference Department maintains a comprehensive collection of legal materials including legal encyclopedia, dictionaries, digests, reporters, citators etc. Treatises discussing various points of law are included in the general circulation collection.

CONCORDANCES – Only concordances for every important authors and works are included in the reference collection, others are house in the stacks.

YEARBOOKS AND ALMANACS – These try to give up-to-date information of every variety as singly as possible, and they are published annually.  They presents events of the past year, often include directory information as well as biographies, weights and measures, statistics, definitions, abbreviations, latest discoveries and like.  Reference collects current editions of major publication and selected foreign countries.  For general almanacs such as Reader’s Digest Almanac, only current editions are kept in reference.

ACQUISITION OF NEW REFERENCE MATERIALS

A. The following principles, not in order of importance, serve as guidelines in deciding which titles will be ordered.

(a) Judged usefulness of the publication, considering the existing collection.

(b) Strengths and weaknesses of the existing collection related to current needs of the University/Library

(c ) Favourable reviews or inclusion in basic reference collection guides.

(d) Reputation of the author and publisher.

(e) Currency of the topic

(f) Date of Publication

(g) Price of Publication

(h) Language of the Publication.

B. The Reference Department Faculty members follow these procedures in ordering new materials.

1. Order cards are submitted by the faculty members to the head of the Reference Department.  Order cards for titles rejected by the head of the Department are returned to the recommending faculty members with reasons for the rejection. Single title order are discussed in a reference Department meeting, final decision rests with the Reference Department chairperson.

2. The Reference Assistant maintains the files of order cards submitted to the Acquisitions Department, including checking for duplicate requests and keeping a running total of the amount sub mitted.

3. The fund allocated will used to Purchase the approved reference books.

WEEDING THE REFERENCE COLLECTION

A. A periodic evaluation of the works already in the reference collection is as important as acquisition of new materials, since the reference collection is a working collection of important, frequently consulted publications, careful, regular and systematic weeding removes older, less desirable works from the reference collection.  Weeding consists of discarding materials from collection of transferring materials to the circulation collected.

B. Reference librarians follow the same principles and guidelines in weeding as in acquisition of new materials.  Since each discipline covered by the reference collection requires different types of materials, it is impossible to establish absolute standards to be followed in weeding.  For some disciplines the reference collection should provide current materials only, for others it must also provide retrospective and historical works.  However, some general criteria which should be considered in weeding are:

1. Significance of the publication

2. Age and currency of the publication

3. Availability of later editions

4. Physical condition of the publication

5. Duplication of the contents in more recent works

6. Language of the publication

(1) Older volumes of many publications, particularly continuations such as directories and yearbooks are automatically weeded from the reference collection because the designation “Only the latest edition in Reference” appears on the official shelf list correct.

(2) The Reference Collection is weeded systematically each year.  Each librarian is responsible for weeding the same area of the collection for which he or she has selection responsibility. Reference librarians may seek the opinions of appropriate members of the teaching faculty as needed in making weeding decisions.

(3) Weeding is carried out in this way:

1. Weeding lists will be prepared each year.

2. Each librarian prepares a list of materials to be considered for weeding, including call no and title.  This list is distributed to the other librarians on the department to get the opinions of all librarians.

3. The reference department chairperson notifies the cataloguing department of titles to be needed from the collection.

INVENTORY OF THE REFERENCE COLLECTION

The reference assistant takes a periodic inventory of the reference collection. The reference department chairperson is responsible for ordering replacements for missing volumes.

MAINTENANCE OF THE REFERENCE COLLECTION

a. Shelf Reading.

1. The reference collection in shelf read by department members during each of the two intercessions

2. The department head is responsible for assigning sections or the reference collection to be shelf read by each department member.

3. During shelf reading, department members should also bring the following to the attention of the department head :

a. Items needing rebranding or other repair.

b. Superseded items

c. Other candidate for weeding and

d. Discrepancies in classification no or labeling.

TOPIC : (i) Reference collection policy

(ii) Elements to include in reference collection policy

(a) Statement or objective

Determine the element & how it has been applied

- Set procedure for acquiring new matn & procedure of weeding i.e futuristic

- Subject scope or the collection i.e what must be included – level of utility – users value on them

- Size of reference collection

- Types of matn i.e Basic reference matn.

1st C.A

Identify & described compared all the available reference sources

Give two (2) example of each.

2. Find out 5 reference services problem, discuss the nature of the problem & find solution.

35 pages spiral binding.

INFORMATION COMMUNICATION TECHNOLOGIES

(ICTs) IN REFERENCE SERVICES

INTERNET

Memory Library Internet

Either know something or find where to know it.  Library before internet in 1995 contained information worth and unworthy information too.

Advantages

- Good for conducting literature search

- Very useful to maintain currency awareness surpass libraries

- Linking professional contact.

- Professional development that you can develop yourself through internet e.g. seminar.

- Teaching and learning i.e. several tutorial head in internet.

- Easily finding data i.e. figure, population, place use social science

- Finding software i.e. plenty of software same for fee or free

- Information seeking

Services

- Determine the setting

- Determine the Procedure

- Determine the Manner

- Determine the format ICT, photocopy, CD-Rom

- Determine the service time – develop the profile of the users of resources

- Enlarge the utilization of the resources

Tutorial Questions

1. How do we develop a reference collection policy in an academic library.

2. How can one evaluate any of the reference sources

3. Give the setting in which the following reference sources are used.

- Dictionary

- Encyclopedia

- Gazetteers

4. What are the reference services?

5. Communication is central to getting reference services. Discuss?

Or

Discuss the functions of communication in a reference setting on.

1. Interpersonal communication

2. Cross cultural communication

1. Authority 

2. Scope of the Material

3. Treatment

4. Audience

5. Arrangement

6. Format

7. Special Features

8. Revision and costs.

(a) Change relationships

- Information Technology

- Before farmer that felt from the matn within the lies now hunter and farmer search for informant from any where.

- Dealing much with array of information now, i.e. information expulsion

- Using web site to obtain information for the users.

- Administrator his pre-internet experience

(b) Current Awareness

- Conversant in reading news paper or other current awareness materials to be able to provide answer to patron query.

- providing easy access to local, national and world news sites on the world wide web and make sure that staff has access to w.w.w.

- Use of staff meeting, promoted newsletters, special bulletin board, communication information about reference resources to all staff members.

- Staff member shared information about the situation of reference query

- Reference librarian should read News paper, Telephone and think on the issue emanate from the news how he can find solution to it through reference librarian resources.

3. Group communication

4. Origin communication

1. Identify some of the information theories and state their usefulness to reference services

2. What criteria would you use to determine a dynamic reference librarian.

3. In the 21st century would you prefer a multi-skilled reference librarian or a non-multi skilled reference librarian 

4. What are the activities of a reference librarian

- current awareness

- managing change

- changes relationships

- new relationships

(a) Para professionals

(b) Techies

(c ) face the facts

(a) Keep the focus on service

(b) Find ways to use the special strength of individual staff members

(c) Acknowledge and respect the difference skills people brings to the library.

Criteria for good reference librarian in the 21st century

- Knowledge of ICT (functional)

- Be or multi-lingual skill

- Good communication skill

- Good dressing or appropriate dressing / PR

- Managerial skill

- Confidence and self ascertainers

- Professional qualification

- Empathy (possed)

- Social mobilities skill 

- Cognate experience

(a) Patience

(b) Joy of the hunt

(c ) Creativity

(d) Excellent communication skills

(e) Good memory

(f) Curiosity

(g) Ability to shift focus

(h) General know (edge

(i) Non-judgmental desire to help others

(A) Managing changes

- The profession has changed dramatically with the advent of electronic resources.

- Internet usage

Librarian must changed with this new development

(B) New relationship

(a) Para Professionals

- should be great with respect by the professional 

(C) Librarians – versus Technics…..

- Technics people have a totally difference educational background, rather than share a common degree; problem solvers, always thinking and looking for a better way to do things.